Innerchanges privacy verklaring

Gevestigd aan het Roggeveld 15, 3764 Z.A. te Soest, is Innerchanges. Zij is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Functionaris gegevensbescherming contact gegevens:
Innerchanges, Erik Roesink, Roggeveld 15, 3764 Z.A. te Soest, +31 (0)6 44116706
Erik Roesink is de functionaris gegevensbescherming van Innerchanges. Hij is te bereiken via [email protected]

Persoonsgegevens die wij verwerken
Innerchanges verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze gegevens zelf aan ons verstrekt.
Hieronder vind u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Voor- en achternaam
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Bankrekeningnummer
• Locatiegegevens
• Gegevens over jouw activiteiten op onze website
• Internetbrowser en apparaat type
• Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming.

Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via [email protected], dan verwijderen wij deze informatie.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
Innerchanges verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Om u onze goederen en diensten aan te bieden
• Het afhandelen van uw betaling(en)
• Verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolder
• Te bellen of te e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
• U te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
• De mogelijkheid aan u te bieden een account aan te houden op deze website
• Innerchanges analyseert uw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op uw voorkeuren.

Geautomatiseerde besluitvorming
Innerchanges neemt wel besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben over personen op basis van geautomatiseerde verwerkingen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Innerchanges) tussen zit. Dit kunnen bijvoorbeeld automatisch gegenereerde en verstuurde e-mails zijn.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
Innerchanges bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

• Personalia: gedurende onze samenwerking en tot maximaal 5 jaar na ontbinding van onze overeenkomst, of zo lang de bewaarplicht is van de belastingdienst.
• Betaalgegevens: gedurende onze samenwerking en tot maximaal 2 jaar na ontbinding van onze overeenkomst, of zo lang de bewaarplicht is van de belastingdienst.
• Gebruiksgegevens website: tot maximaal 2 jaar na bezoek van de website. Deze zijn geanonimiseerd.

Delen van persoonsgegevens met derden
Innerchanges verkoopt uw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij zo nodig een bewerkers overeenkomst, of controleren of hun algemene voorwaarden aan de wetgeving voldoen, om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Innerchanges blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Dit kunt u zelf doen via de persoonlijke instellingen van uw account. Daarnaast hebt u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons bedrijf en hebt u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door uw genoemde organisatie, te sturen.

Wilt u gebruik maken van uw recht op bezwaar en/of recht op gegevensoverdraagbaarheid of heeft u andere vragen/opmerkingen over de gegevensverwerking, stuur dan een gespecificeerd verzoek naar [email protected].  Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. Innerchanges zal zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op uw verzoek reageren.

Innerchanges wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Uiteraard hoopt innerchanges overigens wel dat dit ook gemeld wordt aan Innerchanges zelf, zoals hier te lezen is.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Innerchanges neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u het idee heeft dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons door te mailen naar [email protected].

Rechten en plichten voor cliënten van Innerchanges, uw privacy gewaarborgd
Innerchanges verwerkt en bewaart gegevens van cliënten. Dit doen wij volgens de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) niet alleen omdat het moet maar ook omdat wij uw privacy belangrijk vinden. Hieronder vindt u een vereenvoudigde
samenvatting van het privacyreglement speciaal gericht op cliënten. 

Wat is er rechtmatig en noodzakelijk qua informatieverzameling
Innerchanges verwerkt persoonsgegevens rechtmatig (verwerken is elke handeling met die gegevens, zoals verzamelen, opslaan, wijzigen of verstrekken). Bij de eerste afspraak wordt een persoonlijk dossier aangemaakt. Dit dossier bevat de gegevens zoals deze verstrekt zijn in het anamneseformulier, maar ook aantekeningen over het verloop van alle sessies. Deze gegevens zijn noodzakelijk om ervoor te zorgen dat cliënt de juiste behandeling en zorg krijgt. Het is vanzelfsprekend, dat de cliënt zelf verantwoordelijk is voor de volledigheid en juistheid van de gegevens die verstrekt worden. In het anamneseformulier zijn allerlei persoonsgegevens vermeld die onder meer nodig zijn om de cliënt te kunnen voorzien van een juiste factuur. Deze factuur voldoet daarmee aan de eisen van de zorgverzekeraars en kan eventueel bij de zorgverzekeraar ingediend worden mits cliënt een passende – aanvullende – verzekering heeft afgesloten.  

Wordt er verstrekt aan derden en is er een geheimhoudingsplicht
Alleen u, de medewerkers van Innerchanges en eventueel uw wettelijk vertegenwoordiger (bijvoorbeeld een bewindvoerder) hebben toegang tot uw gegevens. Buiten die personen verstrekt Innerchanges alleen gegevens aan derden na uw schriftelijke toestemming. Dit geldt ook voor andere instellingen waar wij mee samenwerken en voor uw familie. Alle medewerkers van Innerchanges hebben een geheimhoudingsplicht ten aanzien van de persoonsgegevens waarmee ze te maken krijgen tijdens hun werk voor Innerchanges. 
Bewaren persoonlijk dossier en klachtenbehandeling 
Uw persoonlijke dossier wordt zoals hierboven aangegeven bewaard. Klachten kunt u richten aan de klachtenfunctionaris van Innerchanges. 

Recht op inzage en welke gegevens precies
Als u cliënt bent bij Innerchanges worden gegevens over u en uw traject vastgelegd in een (elektronisch) persoonlijk dossier. Als cliënt heeft u altijd het recht om dit dossier in te zien. Dat recht geldt voor alle gegevens in uw dossier. De persoonlijke werkaantekeningen van de coaches of therapeuten zijn geen deel van het (elektronisch) dossier en worden tussentijds
vernietigd. U heeft dus geen recht om deze gegevens in te zien.
Hoe het dossier in te zien
U kunt uw coach schriftelijk of via mail vragen of u uw dossier kunt inzien. De coach spreekt dan met u af wanneer u het dossier kunt bekijken. U kunt uw hele dossier bekijken in aanwezigheid van uw coach. U hoeft niet uit te leggen waarom u uw dossier wilt inzien. Uiterlijk binnen 30 werkdagen na uw aanvraag kunt u uw dossier inzien (op papier of op de computer). Bij het inzien van uw dossier is altijd een medewerker van Innerchanges aanwezig. Deze kan u helpen en vragen beantwoorden over het dossier.
Als u uw dossier wilt inzien zonder dat daar een coach bij is, kan dit alleen als u afdrukken van uw dossier ter inzage krijgt of zelf meeneemt tijdens een sessie. De eerste maal kan het persoonlijk dossier met alleen verzendkosten aan u verzonden worden. Worden er meermaals verzoeken ingediend voor het persoonlijk dossier, dan wordt een vergoeding van € 25,- gevraagd en verzendkosten als u wilt dat het opgezonden wordt. 
Ondertekening verklaring 
Uw inzage wordt ingevuld op een formulier. Op dit formulier wordt vermeld welk deel van het dossier u heeft gezien en wanneer.
Ook als u afdrukken van het dossier meeneemt, wordt dit altijd genoteerd op het formulier. Vervolgens ondertekenen u en de hulpverlener allebei het formulier.
Het recht op verbetering, aanvulling , verwijdering of vernietiging
Als u vindt dat gegevens in uw dossier niet kloppen, verouderd of onvolledig zijn, dan kunt u bij uw coach een schriftelijk verzoek indienen om de gegevens te verbeteren. De coach of zijn/haar leidinggevende laat u binnen vier weken weten of de gegevens
kunnen worden aangepast en geeft ook aan waarom wel of niet. Als u en uw coach het niet eens worden over de juistheid van de gegevens, wordt naast de visie van de coach ook uw visie op de gegevens in het dossier opgenomen. Als u aanvullingen in uw dossier wilt laten opnemen omdat u uw gegevens wilt toelichten, dan voegt de coach deze toe. Hierbij wordt gemeld dat dit een ‘Aanvulling door de cliënt‚’ is. De coach neemt de aanvulling altijd op, ook als hij/zij het er niet mee eens is. U kunt ook vragen of gegevens kunnen worden verwijderd. Dit kan schriftelijk en mondeling bij de coach. Als de coach de gegevens niet wil verwijderen, licht hij/zij toe waarom. U kunt niet eisen dat gegevens toch worden verwijderd, maar u kunt wel een klacht indienen als u het niet eens bent met de reden. In uitzonderlijke situaties kunt u schriftelijk via de functionaris gegevensbescherming verzoeken om uw (elektronisch) persoonlijk dossier te laten vernietigen. De functionaris gegevensbescherming moet hier binnen een maand na ontvangst van het verzoek gehoor aan geven, tenzij zeer zwaarwegend belang van derden daarboven gaat (bijvoorbeeld bij een wettelijke verplichting). Gevolg van de vernietiging is wel dat Innerchanges het traject beëindigt omdat we die zonder uw gegevens niet kunnen continueren.
Kwaliteitsverbetering 
Als u een verzoek voor verbetering, aanvulling of verwijdering in het dossier doet, worden deze verzoeken altijd serieus genomen en daar waar kan meegenomen. Dit is om de kwaliteit van het traject te kunnen verbeteren.

Dit privacy beleid is aangepast aan de geldende A.V.G., Algemene Verordening Gegevensbescherming, d.d. 25 mei 2018 en laatst gewijzigd op 20 juni 2021.